Rollout- & Change-Management-Software
            

Change Management ist immer dann hilfreich, wenn ein tief greifender Wandel erforderlich ist. Typische Beispiele sind die Digitalisierung, disruptive Entwicklungen, die das bisherige Geschäftsmodell infrage stellen, oder Fusionen und Übernahmen.

Zum Beispiel erfordert die Fusion zweier Unternehmen, doppelt vorhandene Strukturen zu konsolidieren, die Arbeitsweisen und Prozesse zu vereinheitlichen und eine gemeinsame Vision, Struktur und Unternehmenskultur zu entwickeln.

Ein weiterer klassischer Fall für Change Management ist die digitale Transformation. Digitalisiert ein Unternehmen seine Prozesse, möchte es dadurch seine Effizienz steigern und neue Wertschöpfungsmöglichkeiten erschließen. Damit geht auch der Wandel seiner bisherigen Arbeitsweise einher.

Auch neue gesetzliche Vorgaben können Change Management erfordern, beispielsweise die Umsetzung der europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Die unternehmensweite Umstellung auf Cloud-Computing, Prozessautomatisierung oder die Einführung neuer ERP- oder CRM-Systeme erfordert ebenfalls gutes Veränderungsmanagement, um die gewünschten Vorteile zu realisieren.

In all diesen Fällen gehen die Veränderungen meist mit neuen Strukturen, neuen Tools und neuer Infrastruktur, neuen Tätigkeitsprofilen und neuen Arbeitsweisen einher. Voraussetzung dafür, dass Veränderungen wirklich nachhaltig sind, ist die Akzeptanz der Führungskräfte und Mitarbeitenden. Schließlich ist es an ihnen, die Veränderungen auch zu leben und neue Verhaltensweisen zu adaptieren.

Viele Change Management-Modelle basieren auf der Annahme, dass Veränderungsprozesse in mehreren Phasen ablaufen. Den Anfang machte das dreiphasige Modell von Kurt Lewin in den 1940ern mit Auftauphase (Unfreeze), Bewegungsphase (Change) und Einfrierphase (Re-freeze).

In den 1990ern wurde das 8-Stufen-Modell von John P. Kotter populär. Er hat das Change Management in die folgenden acht Phasen gegliedert:

1. Gefühl der Dringlichkeit erzeugen
2. Schlagkräftige Führungskoalition schmieden
3. Vision und Strategie entwickeln
4. Vision für den Veränderungsprozess kommunizieren
5. Mitarbeitende auf breiter Basis befähigen
6. Schnelle Erfolge erzielen
7. Erreichte Erfolge konsolidieren und weitere Veränderungen umsetzen
8. Die erzielten Veränderungen in der Unternehmenskultur verankern

Kritiker der mehrphasigen Modelle wenden jedoch ein, dass Change-Prozesse nicht so linear ablaufen, wie die Modelle es suggerieren.

Schon in den 1970ern entwickelte McKinsey das 7-S-Modell. Die Unternehmensberatungsgesellschaft unterscheidet zwischen harten Faktoren wie Strategie, Struktur und System einerseits und weichen Faktoren wie gemeinsamen Werten, Mitarbeitenden, Unternehmenskultur und Fähigkeiten andererseits. Sie alle müssen identifiziert und gesteuert werden, was bei den weichen Faktoren jedoch schwieriger ist.

Das ADKAR-Modell, das Jeff Hiatt Anfang der 2000er vorstellte, beschreibt fünf Stufen, die alle Betroffene durchlaufen müssen, damit ein Veränderungsprozess erfolgreich ist: Awareness (Problembewusstsein), Desire (Wunsch nach Veränderung), Knowledge (Wissen), Ability (Fähigkeiten), Reinforcement (Verstärkung).

Häufig werden die gängigsten Modelle individuell an geplante Change-Prozesse angepasst. Angesichts immer komplexerer und dynamischerer Veränderungsprozesse kommen auch agile Methoden infrage. Agiles Change-Management erfolgt iterativ in kleinen Schritten und basiert auf Feedback.

Unabhängig vom Modell, auf dem das Change Management basiert, sind auch verschiedene Methoden und Change-Management-Tools für die Umsetzung erforderlich. Große Change-Initiativen werden dabei auf konkrete, handhabbare Projekte heruntergebrochen und im Projektmanagement abgearbeitet. Rollout- und Change-Management-Software bietet hierfür gute Unterstützung. ARIS als Software für Rollout- und Changemanagement einzusetzen, ist eine ganzheitliche Lösung, um neue Geschäftsprozesse einzuführen und das Change Management zum Erfolg zu führen.

Zu den Aufgaben eines Change Managers oder einer Change Managerin gehört es, strukturelle und strategische Veränderungsprozesse zu planen, zu kontrollieren und umzusetzen. Ziel ist dabei, die bestehenden Prozesse zu verbessern und im Hinblick auf die angestrebten Ziele zu optimieren.

Je nach Unternehmen und Branche gehört es auch zu den Aufgaben von Change Managern, die betrieblichen Veränderungen zu analysieren, zu kommunizieren und geplante Maßnahmen durchzusetzen. Das kann das Rollout eines neuen ERP-Systems sein oder die Umstellung auf neue Hardware und ein neues Betriebssystem.

Verfügt das Unternehmen über ein Change-Management-Team, ist der verantwortliche Change Manager auch für die Schulung der Mitarbeitenden im Change Management zuständig. Zum Tätigkeitsprofil eines Change Managers gehören zudem die interne Kommunikation und die Beratung der Geschäftsleitung.

Daher sind betriebswirtschaftliche Kenntnisse, Kommunikationsfähigkeit, soziale Kompetenz und Führungsstärke wichtige Voraussetzungen für Change Manager. Sie sollten den Rückhalt und das Vertrauen der Geschäftsleitung haben, um erfolgreich zu sein. Doch auch unter Mitarbeitenden und kritischen Stakeholdern sollten sie als integer und verlässlich gelten.

Change Management hängt von vielen Faktoren ab, die zum Erfolg von Veränderungsprozessen beitragen. Hier eine Auswahl der wichtigsten Elemente:

• Strategie, Ressourcen und Konzept für die Change-Initiative: Die Strategie für die Veränderungen sollte auf einer fundierten Analyse und internen Abstimmung basieren. Dem daraus abgeleiteten Change-Management-Konzept sollten ausreichende Ressourcen zur Verfügung stehen.
• Klarheit im Hinblick auf die Ziele: Alle im Unternehmen müssen die Ziele der Change-Prozesse verstehen und nachvollziehen können. Regelmäßige Kommunikation in unterschiedlicher Form stellt dies sicher.
• Kompetenzen und Unterstützung seitens Leitungsebene: Die für das Change Management verantwortlichen Mitarbeitenden sind qualifiziert, erfahren und haben klar erkennbar den Rückhalt der Geschäftsleitung:
• Strategie für schnelle Erfolge: Durch sogenannte „Quick Wins“ werden die Erfolge im Change Management schnell sichtbar und fördern Vertrauen und Akzeptanz unter den Betroffenen.
• Berücksichtigung von Wechselwirkungen: Wurden bei der Planung der Veränderungen unbeabsichtigte Folgen und wechselseitige Abhängigkeiten bedacht? Werden diese übersehen, könnten sie den Erfolg des Veränderungsprozesses gefährden.
• Konstruktiver Umgang mit Kritik und Widerstand: Kritische Stimmen im Unternehmen werden aktiv einbezogen und die Gründe für den Widerstand gegen die Veränderungen adressiert.
• Geeignete Tools und Systeme: Insbesondere beim Change Management für die digitale Transformation sind die richtigen Change-Management-Tools erfolgsentscheidend. Dabei leistet auch Software für Change- und Rollout-Management gute Dienste.
• Verankern der Veränderungen: Die im Change Management herbeigeführten Veränderungen sind nur dann nachhaltig, wenn sie in der Unternehmenskultur fest verankert werden. Dies muss sich unter anderem auch in den Verhaltens- und Leistungsanreizen des Unternehmens widerspiegeln.
  

Operative Exzellenz (OE) bedeutet, dass ein Unternehmen sämtliche Prozesse seiner Wertschöpfungskette kontinuierlich im Hinblick auf Effizienz und Effektivität optimiert. Maßgeblich ist dabei die Unternehmensstrategie. Unternehmen nutzen je nach Branche und individueller Ausgangslage unterschiedliche Ansätze und Tools, um die sogenannte „operational excellence“ zu erreichen. Häufig wird auch ein Methodenmix verwendet.

Change Management ist eine von vielen Methoden, um operative Exzellenz zu erreichen. Weitere Ansätze und Instrumente sind beispielsweise Lean Management, der Six-Sigma-Ansatz sowie Verfahren wie Agile und Scrum. In vielen Branchen gelten auch Kanban, Kaizen oder Just-in-Time-Ansätze als wichtiger Weg zur operativen Exzellenz.

Da sich das Umfeld, in dem Unternehmen agieren, ständig verändert, ist für eine nachhaltige operative Exzellenz kontinuierliche Anpassung notwendig. Einen wichtigen Beitrag leistet dabei Rollout- und Change-Management-Software. Softwarelösungen wie ARIS unterstützt Unternehmen dabei, neue Geschäftsprozesse einzuführen und das Change Management plangemäß umzusetzen. Anhand der neuen, optimierten Prozesse können sich Unternehmen dann von Wettbewerbern abheben.