Business Process Transformation
            

Bei der Geschäftsprozesstransformation (engl. Business Process Transformation) geht es darum, Prozesse im Unternehmen kontinuierlich zu optimieren und sie an den sich ständig verändernden Bedingungen und Anforderungen des Unternehmens auszurichten. Nur wenn sich ein Unternehmen an wechselnde Rahmenbedingungen anpasst, wird es mittel- und langfristig seine Ziele erreichen. Somit ist die Geschäftsprozesstransformation ein langfristiger Prozess des Change Managements, der an der Unternehmensstrategie ausgerichtet ist.

Im Rahmen der Geschäftsprozesstransformation führen Unternehmen häufig auch neue Technologien oder Strukturen ein. Oft ist eine Prozesstransformation aufgrund neuer gesetzlicher Regelungen, neuer Markttrends, neuer Normen und Standards oder neuer Lieferketten notwendig. Im Rahmen der Geschäftsprozesstransformation erfassen Unternehmen Geschäftsprozesse aller Art transparent, um sie zu optimieren und sorgfältig zu steuern. Damit sind die Prozesse genau nachvollziehbar, sodass Unternehmen sie mit internen und externen Vorschriften in Einklang bringen und mögliche Compliance-Risiken minimieren können.

Die Ziele der Geschäftsprozesstransformation ergeben sich aus internen und externen Faktoren, die sich auf die Geschäftstätigkeit des Unternehmens auswirken: Unternehmensstrategie, wirtschaftliche und politische Rahmenbedingungen, Wettbewerbsumfeld, Kunden und Lieferanten und dergleichen. Diese verändern sich ständig und zwingen das Unternehmen, seine Prozesse anzupassen.

Nachdem ein Unternehmen die Ziele der Geschäftsprozesstransformation definiert hat, geht es an die Umsetzung. Diese umfasst die folgenden, aufeinander aufbauenden Schritte:

1. Erfassung der Geschäftsprozesse: Bevor es an die Geschäftsprozesstransformation geht, erfasst das Unternehmen die Details aller Prozesse, die geändert werden sollen, in Dokumenten oder mittels grafischer Darstellung.
2. Geschäftsprozessanalyse: Im nächsten Schritt werden die zu ändernden Prozesse analysiert: Wie lassen sie sich optimieren, wie werden sie effizienter? Welche Probleme gibt es und wie könnte das Unternehmen deren Ursachen beseitigen?
3. Geschäftsprozessmodellierung: In diesem Schritt werden alternative Prozesse modelliert oder bestehende Geschäftsprozesse angepasst, um sie zu optimieren. Manchmal reichen kleine Anpassungen aus, in anderen Fällen ist ein neuer Geschäftsprozess erforderlich, zum Beispiel wenn das Unternehmen eine neue Technologie oder Software einführt.
4. Simulation der neuen Prozesse: Im Rahmen einer Simulation testet das Unternehmen, wie sich unterschiedliche Geschäftsprozessmodelle auf die Ergebnisse auswirken. Kann das Unternehmen dadurch seine Qualitäts-, Effizienz- oder Produktivitätsziele erreichen?
5. Implementierung der besten Prozesse: Nachdem sich in der Simulation gezeigt hat, welche Geschäftsprozessmodelle die Erwartungen des Unternehmens am besten erfüllen, werden diese umgesetzt: Dies erfolgt zum Beispiel in Form neuer Arbeitsanweisungen, neuer Prozessleitfäden oder neuer Software.
6. Erfolgskontrolle: Wie wirkt sich die Geschäftsprozesstransformation auf das Unternehmen aus? Im Rahmen der Erfolgskontrolle erfasst das Unternehmen, inwieweit es seine Ziele durch die Prozesstransformation erreicht hat. Konnte es Effizienz und Produktivität wie erwartet steigern? Erreicht das Unternehmen die angestrebte Qualität?

Da Unternehmen in einem dynamischen Umfeld agieren, das sich ständig verändert, ist auch die Geschäftsprozesstransformation ein kontinuierlicher Prozess. Sie bildet dabei die Strategie und die Ziele des Unternehmens ab, die ebenfalls kontinuierlich angepasst werden.

Im Rahmen von Business Process Transformation unterscheidet man in der Regel drei Prozessarten:

1. Managementprozesse
   Darunter fällt zum Beispiel die Entwicklung einer Strategie, mit der ein Unternehmen auf externe Faktoren wie schärferen Wettbewerb oder geänderte Kundenbedürfnisse reagiert. Damit beeinflussen Managementprozesse die beiden anderen Prozessarten der Business Process Transformation:
2. Kernprozesse
   Zu den Kernprozessen gehören sämtliche Wertschöpfungsprozesse eines Unternehmens, wie die Entwicklung und Produktion von Waren oder die Bereitstellung von Dienstleistungen, um Umsätze zu generieren. Ändert ein Unternehmen die strategische Ausrichtung, erweitert es beispielsweise sein Produktspektrum, muss es auch die Kernprozesse entsprechend nachjustieren.
3. Supportprozesse
   Bestimmte Prozesse sind erforderlich, um die Wertschöpfung zu unterstützen. So benötigt ein Unternehmen gutes Marketing, um den Absatz seiner Produkte oder Dienstleistungen anzukurbeln. Bei einer strategischen Neuausrichtung können sich Produktauswahl und Werte eines Unternehmens ändern. Dies muss es entsprechend nach außen kommunizieren.
   

Bei der Geschäftsprozessmodellierung (engl. Business Process Modeling) werden Geschäftsprozesse grafisch in einem Modell abgebildet. Ziel der Geschäftsprozessmodellierung ist es, den Ablauf eines Prozesses zu verdeutlichen, indem er bildlich dargestellt wird.

Geschäftsprozessmodellen umfassen alle Teilprozesse, aus denen ein Geschäftsprozess besteht. Hierfür werden bestimmte grafische Elemente und Symbole verwendet, die sich als Standard etabliert haben. Zudem werden zeitlich-logische Abläufe, etwaige Schnittstellen, Ereignisse, Regeln und Meilensteine grafisch dargestellt. Aus Teilprozessen lassen sich auf diese Weise komplexe Prozesse bis hin zu ganzen Prozessketten abbilden.

Wichtige Bestandteile der Geschäftsprozessmodellierung sind die Prozessschnittstellen, über die Teilprozesse verknüpft sind. So ist beispielsweise der Output eines Teilprozesses der Input für den nächsten Teilprozess, wie es bei mehrstufigen Produktionsprozessen die Regel ist.

Für die Geschäftsprozessmodellierung gibt es computerbasierte Tools, mit denen sich Prozessstrukturen darstellen und an konkrete Situationen anpassen lassen. Mit Softwarelösungen wie ARIS können ganze Prozesslandschaften dargestellt werden, die das gesamte Prozessportfolio eines Unternehmens umfassen.

Software für die Geschäftsprozessmodellierung basiert auf einer Spezifikationssprache, die in der Wirtschaftsinformatik und im Prozessmanagement verwendet wird. Hinter dem Kürzel BPMN verbergen sich ein vereinheitlichtes Geschäftsprozessmodell und eine Geschäftsprozessnotation, mit der Fachleute Geschäftsprozesse und Workflows abbilden können.

BPMN steht für die englische Bezeichnung „Business Process Model and Notation“. Dabei handelt es sich um einen offenen Standard für die Prozessmodellierung. Er umfasst unter anderem Symbole für Start- und Ende von Prozessen, für Zwischenereignisse und Aufgaben sowie Textanmerkungen. BPMN ist somit eine gemeinsame Sprache, die alle Fachleute verstehen, die sich mit der Geschäftsprozessmodellierung befassen.

Mithilfe einer Software für die Geschäftsprozessmodellierung wie ARIS lassen sich die gesamten Prozesse in einem Unternehmen schnell und ohne großen Arbeitsaufwand abbilden. Der Komplexität sind dabei keine Grenzen gesetzt, sodass auch äußerst komplexe Prozesse in entsprechende Teilprozesse gegliedert werden können. Dadurch sehen Unternehmen bei der Modellierung der Geschäftsprozesse, wo es Optimierungspotenzial gibt. Die Software erleichtert Unternehmen die notwendige Feinjustierung, damit sie größere Effizienz, höhere Produktivität und bessere Service- oder Produktqualität erreichen.